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Pasos para gestionar los documentos de su empresa

Gestione eficientemente los documentos de su empresa.

Toda empresa produce documentos ya sean en físico o digital y esa producción de documentos generados para su propio funcionamiento demanda seguir una serie de pasos desde el momento mismo de su generación hasta completar su ciclo dentro de los diferentes procesos administrativos y es por esto que aquí compartimos estos pasos que deben tener en cuenta las empresas como estrategia de negocio inteligente para optimizar sus procesos administrativos, eliminar posibles errores, para realizar sus procesos eficientemente, para asegurar el rápido y fácil acceso a la información y finalmente asegurar la conservación de la información, porque una falla en alguno de estos pasos puede acarrear inconvenientes o retrocesos en los procesos y en su lugar beneficiarlas a la empresas permitiéndoles alcanzar un crecimiento exponencial gracias a la toma de decisiones de manera rápida y oportuna que permiten la buena organización y actualización de la información . 

Planeación:

En este paso realizamos una revisión, valoración y clasificación de la información en términos de contexto legal, funcional y técnico. De acuerdo a esta información se analiza y se interpretan las necesidades y objetivos empresariales que sirven de base para la estrategia de negocio inteligente para el tratamiento de la información. 

Este paso es clave para la implementación de los protocolos, normas y objetivos de gestión, desde la producción, categorización y almacenamiento de los documentos, partiendo de una revisión preliminar del contexto empresarial.

Producción:

Al momento de la creación del documento se evalúa la razón de su creación y todo lo relacionado con ella como soportes,  medios de tratamiento, formatos y las tecnologías que usa y como ingreso para su respectiva categorización, teniendo en cuenta su relevancia y funcionalidad en los procesos en los que incide todo esto con el fin de gestionar e intervenir en la aplicación o ahorro de recursos.

Gestión y trámite:

En este momento se hace un análisis del documento desde su incidencia en los procesos de la empresa y sus funcionalidades al interior y al exterior de la empresa y la calidad y facilidad del acceso que este debe tener.

Organización.

Realizando una categorización del documento categoría se le asigna una serie documental, valorización, tiempo de almacenamiento, departamento al que pertenece y el tipo de archivo al que será designado. Lo anterior a fin de establecer una ordenación para su almacenamiento con base en su ciclo de vida.

Transferencia:

Definición de las políticas de transferencia de los documentos en su fase de almacenamiento o archivo del documento  en donde se tienen en cuenta los formatos, migración, estructura, conservación y conversión, ceñidas a las tablas de valoración documental (TVD).

Disposición de documentos:

Es donde se considera como todos los procesos de selección y valoración del documento, en pro de la pertinencia de su conservación o eliminación usando como guía y base las  tablas de retención y valoración documental para realizar el seguimiento de todos los ciclos de vida de cada uno de los documentos ingresados o generados internamente en cada uno de los procesos a fin de darle su respectivo y adecuado tratamiento con base  en las pautas de eliminación y destrucción cuando cuando se determine. 

Preservación a largo plazo:

Son todos los procedimientos y requerimientos que se deben llevar a cabo durante todo el procedimiento de gestión documental y archivo con el propósito de garantizar su preservación a largo plazo. De este modo se implementan los medios y formas para la conservación de la información.

Valoración:

Este es un procedimiento que se realiza de forma continuada en el que se determinan sus valores primarios y secundarios, los cuales ayudan a establecer su relevancia al interior de la empresa y de este modo su conservación y disposición final, temporal o definitiva.

Nosotros le ayudamos a llevar a cabo esta estrategia mediante un software inteligente de gestión documental que hará todos estos pasos por usted. Esta herramienta se adaptara a las necesidades de su negocio y al tipo de documentos que debe gestionar. Si requiere más información póngase en contacto con nosotros.

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