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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD

Las tablas de retención documental es uno de los instrumentos archivísticos más importantes dentro de las organizaciones públicas y privadas que tienen un buen control y manejo de sus archivos en cuanto a su organización, conservación y consulta. 

Según el acuerdo 004 de 2019 del Archivo General De La Nación establece que las tablas de retención documental son un listado de series y subseries documentales en donde se define la producción documental de cada una de las dependencias de una entidad, determinando sus tiempos de retención y su disposición final para cada caso.

Por otro lado el MinTIC las define como Las Tablas de Retención Documental – TRD, constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad acorde a su estructura orgánico – funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales.

Su principal funcionalidad es indicarnos cuales son sus tiempos de retención en el archivo de gestión y cuáles son sus tiempos en el archivo central o intermedio y cuál es su disposición final para cada serie y subserie de documentos, ya sea conservación total, microfilmación, selección o eliminación; indicándonos qué procedimiento hay que seguir.

También un instrumento archivístico obligatorio en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, determinando no solo la codificación que van desde la producción documental sino también en las diferentes fases del archivo en sus niveles de conservación, ayudando también en la parte de organización documental definiendo sus series y subseries y sus diferentes tipologías que pertenecen a cada uno de los expedientes. 

Artículo 1. Objeto y Ámbito de aplicación. Las entidades del Estado del orden nacional, departamental, distrital y municipal, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los órganos autónomos e independientes, deben elaborar, aprobar, evaluar y convalidar, implementar, publicar e inscribir en el Registro Único de Series Documentales – RUSD sus Tablas de Retención Documental – TRD y sus Tablas de Valoración Documental – TVD de conformidad con lo establecido en el presente Acuerdo y demás normas que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.

Lo que necesita una empresa para elaborar TRD, necesita contar con una gran proporción de un sistema de gestión de calidad ISO 9001, es decir debe de contar con sus procesos y procedimientos documentados, flujogramas, mapas de procesos, misión, visión, organigrama para ver su estructura organizacional jerarquizada, adicional a eso en el artículo 3 del acuerdo 004 establece unos requisitos técnicos para cumplir con la elaboración de las tablas de retención documental.

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