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Solución en Gestión Facturas Electrónicas

Para muchos empresarios, esta ha sido una gran incógnita, debido a que independientemente de que se genere de forma digital las facturas, es importante tener el respaldo de estas operaciones comerciales que incurre las organizaciones. 

Para entrar un poco más en contexto, miremos los sistemas de facturación que se están manejando actualmente. 

Actualmente se manejan 3 sistemas de facturación:

  • Factura electrónica de venta: Es la que todos conocemos de la transición del papel a lo digital, cabe aclarar que esta facturación se divide en dos partes, la primera y más importante es el archivo XML, siendo este archivo la verdadera factura electrónica y la otra parte es la representación gráfica de la factura, la cual se encuentra en un formato PDF.
  • Factura de talonario o papel: Es un documento que se genera por contingencia, que soporta físicamente la operación comercial y posteriormente pasa a ser electrónica.
  • Documentos Equivalentes: Es lo que conocemos como facturación POS, tiquetes de transportes, boletos de cine, entre otros. Por el momento esto se maneja de forma física, pero se estima que en un par de años sea digital.

Como se ve en lo anteriormente explicado, evidenciamos que, aunque hay sistemas de facturación que no son digitales, el estado se está encargando de esto para que así sea, por lo pronto nos vamos a enfocar en la Factura electrónica de venta y como se debe gestionar.

Hay que aclarar que según el artículo 60 del código de comercio, dice que los papeles y libros contables deben de conservarse por lo menos 10 años, teniendo en cuenta otros aspectos regulatorios de esta norma, sin embargo, como se decía anteriormente, lo que se reconoce como factura electrónica es el archivo XML, es decir que, al ser un documento netamente digital, no entra en lo expresado en este artículo 

No por ello, significa que este documento no deba de manejar una gestión documental digital, pues al ser un documento soporte, debe mantenerse y protegerse. Los proveedores tecnológicos están respaldando estas facturas hasta 5 años; después de este tiempo las empresas deben de tomar una decisión de qué hacer con estos importantes soportes.

En Sysdatec, somos especialistas con la gestión documental electrónica, tanto para tus facturas y el procesamiento de estas, como para los contratos de proveedores, de clientes, contratos laborales, documentos contables, administrativos, nóminas y cualquier documentación que tenga su organización.

Si deseas que ampliemos esta información y te informemos cual es la mejor estrategia para aplicar en tu empresa, contáctanos y déjanos tus datos. 

Sysdatec, Data Solutions For a New World

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